Kỹ năng của Luật sư khi tiếp xúc khách hàng trong quá trình tư vấn thương thảo hợp đồng

Hoạt động giao tiếp của Luật sư với khách hàng phải đảm bảo tuân thủ Quy tắc Đạo đức, Ứng xử nghề nghiệp của Luật sư Việt Nam. Trong đó, Luật sư cần lưu ý nguyên tắc  số 2, 3, 6, 8, 9, 11, 12, 13 và số 14.

Kỹ năng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, lắng nghe ý kiến, nội dung sự việc  của khách hàng là vô cùng quan trọng đối với bất kỳ ai hành nghề Luật sư, nếu tiếp nhận sai thông tin từ khách hàng thì toàn bộ các công việc, các dịch vụ mà Luật sư cung cấp sẽ không có ý nghĩa đối với khách hàng và không được trả phí; hoặc nếu khách hàng không có ấn tượng tốt đối với Luật sư từ cuộc tiếp xúc, thì họ sẽ không lựa chọn Luật sư đó để thực hiện tư vấn pháp lý, v.v..

Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho Luật sư xây dựng được mối quan hệ với khách hàng, tạo được hình ảnh tin cậy của  Luật sư cũng như tổ chức hành nghề, đem lại sự hài lòng cho khách hàng đối với dịch vụ Luật sư.

Một điều tra về lỗi thường gặp trong giao tiếp cho biết : 1/3 luật sư chỉ biết nói mà không biết lắng nghe, 1/3 khác chỉ nghe dù không hiểu mà  không biết cách làm rõ về vấn đề và 1/3 còn lại thì hiểu vấn đề nhưng lại không được đối tắc chấp nhận

Luật sư cần tránh những lỗi thường gặp để có một cuộc giao tiếp hiệu quả với khách hàng.

Những kỹ năng cơ bản cần đối với Luật sư khi tiếp xúc với khách hàng gồm :

• Hiểu rõ Quy tắc Đạo đức Ứng xử nghề nghiệp của Luật sư liên quan đến tiếp xúc khách hàng ;
• Xác định mục tiêu của cuộc giao tiếp;
• Lắng nghe;
• Đánh giá;
• Đặt cật hỏi;
• Đánh giá, phân tích yêu cầu của khách hàng khi tư vấn;
• Ghi chép;
• Nhưng công việc cần thực hiện sau cuộc tiếp xúc;
• Một số kỹ năng khác khi tiếp xúc với khách hàng;
• Những lưu ý cần thiết khi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng;

1. Xác định những mục tiêu của cuộc tiếp xúc

Luật sư cần tư vấn những mục tiêu cho từng cuộc tiếp xúc với khách hàng dù  khách hàng quen thuộc hay khách hàng lần đầu tiếp xúc, các mục tiêu tiếp xúc thường đa dạng, nhìn chung bao gồm :

• Hình thành được mối quan hệ tin cậy giữa Luật sư và khách hàng ;
• Giúp khách hàng có thể đưa ra các quyết định phù hợp với quy định của pháp luật ;
• Tiếp nhận thông từ phía khách hàng;
• Giúp khách hàng xây dựng được kế hoạch thực hiện quyết định của mình;
• Giúp giải quyết các công việc pháp lý mà khách hàng cần tư vấn của Luật sư;
• Thỏa thuận về thù lao của Luật sư.

2. Kỹ năng đặt câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng chủ chốt của Luật sư trong quá trình hành nghề. Các câu hỏi cần được tính toán và cân nhắc kỹ (như nên sử dụng câu hỏi đóng hay câu hỏi mở) trước khi tiến hành cuộc hội thoại để khách hàng có thẻ trả lời theo đúng những nội dung mà Luật sư cần tìm hiểu.

Cách đặt câu hỏi mở:

Câu hỏi mở là dạng câu hỏi cho phép người đối thoại có thể trả lời theo cách thỏa mái và mở rộng nội dung trả lời. Ví dụ : ‘ diễn biến tiếp theo như thế nào ? ‘ ông/bà nghĩa như thế nào về lời đề nghị đó ?’, ‘ tôi chưa hiểu rõ lắm hoàn cảnh đó, mô tả cho tôi biết là ông/bà đã làm gì’.

Câu hỏi tạo cho khách hàng cảm giác thỏa mái để bắt đầu cuộc trao đỏi với Luật sư cũng như giúp cho khách hàng ‘trút được gánh nặng trong lòng’ khi chia sẻ với luât sư những vấn đề pháp lý cần giải quyết. Các câu hỏi mở cần tạo điều kiện để khách hàng có thể  hồi tưởng lại sự việc.Cùng với việc đặt câu hỏi mở, Luật sư cũng nên tạo những khoảng thời gian trống, tĩnh lặng để khách hàng bình tĩnh suy nghĩ  về tình huống, nội dụng cần trình bày cũng như nghĩ về gợi ý từ câu hỏi của Luật sư liên quan đến các giải pháp  giải quyết tranh chấp, bấn đè pháp lý.

Tuy nhiên cần lưu ý, việc đặt các câu hỏi mở cũng có thể gây nên sự thiếu tập trung trong việc trình bày nôi dung chính của khách hàng và Luật sư phải xử lý nhiều thông tin liên quan để có thể hiểu được vấn đề chính.

Cách đặt câu hỏi đóng :

Câu hỏi đóng dùng để xác nhận lại vấn đề từ phía người đối thoại. Câu hỏi đóng thường được đặt trong những tình huống mà Luật sư cần sự khẳng định chắc chắn từ phía người trả lời về nội dung trình bày, trong một số trường hợp, khách hàng trình bày vấn đề không được rõ ràng, mạch lạc, thì Luật sư cần nhanh chóng phân tích,  ráp nối các nội dung trình bày để khách hàng có thể khẳng định những nội dung mà Luật sư đã hình dung và tự tin trình bày lại để Luật sư hiểu rõ vấn đề. Tuy nhiên, Luật sư cần tránh đặt các câu hỏi đóng có thể khiến khách hàng bối rối, đặc biệt là vấn đề tế nhị hoặc về hành vi có lỗi, phạm lỗi của khách hàng khi khách hàng chưa có được tâm lý để trả lời, không nên đặt liên tiếp các câu hỏi đóng vì sẽ khiến khách hàng có cảm giác bị hỏi cung , làm mất đi sự thân thiệt giữa Luật sư và khách hàng.

Cấu trúc khi đặt các loại câu hỏi:

Để trao đổi có hiệu quả với khách hàng, Luật sư phải có kỹ năng đặt câu hỏi đóng và mở sao cho phù hợp nhằm khai thác nhiều nhất thông tin về vụ việc từ khách hàng và đạt được môt hoặc nhiều mục tiêu tiếp xúc.

Câu hỏi mở và đống có thể được đặt theo trình tự hình phễu như sau :

Kiểm tra lại các vấn đề :

Trong tiếp xúc, nếu còn vấn đề chưa rõ hoặc có mâu thuẫn trong qua trình trình bày của khách hàng, Luật sư nên đặt câu hỏi hoặc nhắc lại một số nội dung để kiểm tra lại thông tin mà khách hàng cung cấp, cũng như bàn luận với khách hàng về khả năng phản biện lại vấn đề pháp lý mà khách hàng đang đối mặt.

Tóm tắt lại vấn đề, câu hỏi của khách hàng :

Tóm tắt lại vấn đề, câu hỏi của khách hàng là một việc cần thiết để Luật sư kiểm ta lại một lần nữa nội dung mà khách hàng trình bày cũng như yêu cầu của khách hàng đối với dịch vụ Luật sư. Việc tóm tắt lại làm cho khách hàng cảm thấy vấn đề của mình được Luật sư tiếp nhận một cách thận trọng, thấu đáo. Ngoài ra, việc tóm tắt một vấn đề của khách hàng cũng giúp cho khách hàng hoàn thiện ‘đầu bài’ ‘ yêu cầu’ về một dịch vụ pháp lý.

3. Đánh giá, phân tích yêu cầu của khách hàng tư vấn :

Trong quá trình lắng nghe, Luật sư không nên trả lời  các cuộc điện thoại không có hẹn trước hoặc không phải các cuộc điện thoại cấp thiết cần giải quyết ngay.Việc nghe điện thoại trong khi trao đổi mà chưa được khách hàng cho phép sẽ gây ấn tượng thiếu tôn trọng khách hàng. Trong nhiều tình huống, thời gian tiếp xúc khách hàng là khoảng thời gian được trả phí, nên khác hàng hoàn toàn có quyền khiếu nại đối với hành vi này.

Trong quá trình lắng nghe và đặt câu hỏi để tìm hiểu các vấn đề, các thông tin liên quan đến vấn đề, Luật sư cần sâu chuỗi các thông tin mà khách hàng cung cấp để tìm ra yếu tố mấu chốt. Khi có được yếu tố mà mấu chốt, Luật sư sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm giải pháp pháp lý hoặc giải pháp phù hợp.

Đánh giá phân tích nội dung yêu cầu của khách hàng từ góc độ pháp lý và công việc của Luật sư nhằm tìm giải pháp cho vấn đề của nhiều khác hàng.

Nhiều khác hàng tới gặp Luật sư mong muốn có được ngay các ý kiến, giả pháp pháp lý để giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, tùy thuộc vào hoàn cảnh, nội dung của các vấn đề và kinh nghiệm nghề ngiệp mà Luật sư có thể chưa cung cấp được ngay giải pháp pháp lý. Những kỹ năng cơ bản của Luật sư về đánh giá, phân tích yêu cầu khách hàng trong các cuộc họp/tiếp xúc như sau :

• Giải thích về khả năng pháp lý đối với vấn đề của khách hàng;
• Thỏa luận sơ bộ với khách hàng về những giải pháp tạm đề xuất (bao gồm gải pháp pháp lý và giải pháp khác), đánh giá lại các ưu điểm và nhược điểm của giải pháp đã đề xuất ;
• Lựa chọn giải pháp phù hợp nhất để tư vấn cho khách hàng và giúp khách hàng đưa ra quyết định cho việc giải quyết vấn đề của mình;
• Trình bày cho khách hàng những vấn đề pháp lý theo ngôn ngữ và hình thức với năng lực của khách hàng ;
• Lưu ý, nếu chưa sẵn sàng để phân tích pháp lý và đưa ra ý kiến tư vấn thì Luật sư có thể đặt lịch hẹn làm việc lại với khách hàng vào một thời điểm khác. Trên thực tế, khách hàng nào cũng muốn có ý kiến tư vấn được nghiên cứu kỹ càng và có giải pháp pháp lý tốt nhất. Do đó, Luật sư có thể giải thích, thông báo về khoảng thời gian cần để nghiên cứu và đưa ra ý kiến tư vấn cho khách hàng.
• Các ý kiến cuả Luật sư tư vấn cho khách hàng tại cuộc tiếp xúc cần được trình bày ngắn gọn, bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Luật sư có thể thỏa thuận với khách hàng về cung cấp thư tư vấn sau cuộc tiếp xúc để khách hàng có thể lưu trữ và thực hiện.

Không phải vấn đề nào của khách hàng cũng có thể giải quyết hiệu quả bằng giải pháp pháp lý. Ví dụ, Luật sự có thể tư vấn cho các bên tìm biện pháp thay đổi mẫu thiết kế nhãn hiệu hàng hóa để bảo đảm tính riêng biệt, tính mới và cơ hội sử dụng mẫu thiết kế nhãn hiệu bị tranh chấp sau khi đã phân tích cơ hội sử dụng mãu thiết kế nhãn hiệu bị tranh chấp sau khi đã phân tích cho khách hàng về tình trạng pháp lýGhi chép

Ghi chép là một kỹ năng quan trọng trong quá trình hành nghề Luật sư. Khi tiếp xúc với khách hàng, Luật sư không thể nhớ hết những thông tin mà họ đã trình bày nên cần ghi chép lại để có thể dựa vào đó mà tư vấn. Tuy vậy, Luật sư cũng không nên tập trung vào ghi chép mà thiếu đi sự giao lưu, đặt câu hỏi trong quá trình tiếp xúc với khách hàng.

Trong quá trình tiếp xúc khách hàng kết thúc trình bày, Luật sư cần kiểm tra các ghi chép của mình và hỏi lại khách hàng những vấn đề còn thiếu, chưa logic, hợp lý mà Luật sư phát hiện được từ những bản ghi chép

Cần lưu ý, việc ghi chép không chỉ thể hiện thái độ tôn trọng khách hàng của Luật sư mà còn là bằng chứng cho việc tính phí sau này. Khi gặp gỡ khách hàng, Luật sư nên chuẩn bị một số tờ giấy trắng để khách hàng có thể ghi, tổng hợp lại thông tin cho Luật sư. Ngoài ra trong qua trình đặt câu hỏi và phân tích thông tin được cung cấp, Luật sư có thể vẽ sơ đồ hoặc các hình vẽ khác nhằm minh họa rõ ý kiến của khác hàng hoặc của luật sư

4. Những công việc cần thực hiện sau khi kết thức cuộc tiếp xúc

Sau khi tiếp xúc khách hàng Luật sư hoặc thư ký/trợ lý của Luật sư cần hoàn thiện ngay bản ghi chép đầy đủ để lưu trữ hoặc để phục vụ cho việc soạn một  thư tư vấn tiếp theo. Việc hoàn thiện này cần được làm ngay vì đó là những thông tin, dữ liệu vẫn còn ghi nhớ.

Trong quá trình hoàn thiện bản ghi chép, Luật sư có thể phát hiện ra những phương án tối ưu hơn so với ý kiến pháp lý đã được tư vấn  trước đó. Trong hai trường hợp này, Luật sư nên liên hệ lại với khách hàng để cung cấp ý kiến bổ sung. Nếu hai bên có thống nhất dịch vụ về thư tư vấn kế tiếp thì thư tư vấn cần phân tích lý do hình thành ý kiến bổ sung để khách hàng cân nhắc và lựa chọn giải pháp phù hợp.

5. Một số kỹ năng khác khi tiếp xúc với khách hàng

a,Chuẩn bị địa điểm tiếp xúc :

Việc chuẩn bị tiếp úc với khách hàng bao gồm vị trí và không gian, địa điểm tiếp xúc với khác hàng phù hợp, được chuẩn bị tốt sẽ góp phần làm cho cuộc tiếp xúc trở lên hiệu quả.

Ba yếu tố cần lưu ý khi chuẩn bị đại điểm tiếp xúc:

• Có thể nghe rõ nhau trong cuộc trao đổi.
• Bảo đảm tính tiêng tư, bí mật cho khách hàng;
• Trao đổi không bị ngắt quãng bởi những yếu tố bên ngoài;

Để bảo đảm được những yếu tố nên trên, các cuộc họp nên được tiến chành tại phòng họp riêng của tổ chức hành nghề hoặc phòng ở bên phía khách hàng. Tuy nhiên, một số tổ chức hành nghề chưa có phòng riêng, nên việc tiếp khách hàng có thể dược diễn ra ở ngay nơi làm việc của Luật sư, chỗ tiếp chung của tổ chức hành nghề. Trong trường hợp này, nên bố trí rèm, bình phòng để bảo đảm tính riêng tư, bí mật cho khách hàng.

Tùy theo từng tính cách của khách hàng hoặc để tạo cảm giác thỏa mái cho khách hàng, cuộc tiếp xúc có thể được diễn ra ở những địa điểm ngoài trụ sở làm việc như quán cà phê, nhà hàng hoặc bên ngoài trụ sở làm việc của Tòa án, cơ quan nhà nước,v.v.. Trong trường hợp này, Luật sư cũng nên chú ý bảo đảm ba yếu tố được nêu trên. Luật sư nên lựa chọn địa điểm mà mình biết rõ để tránh cho Luật sư và khách hàng khỏi rủi ro nhạy cảm khác.

b, Kiểm tra khả năng xung đột lợi ích:

Để đảm bảo không bị xung đột lợi ích và bảo vệ bí mật của khách hàng theo như quy tắc số 11 của quy tắc đạo đức và dứng xử nghề nghiệp của Luật sư Việt Nam, Luật sư nên đề nghị khách hàng cung cấp các thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp để kiểm tra khả năng xung đột lợi ích. Công việc này cần thực  hiện sớm nhất có thể để các bên không mất thời gian, chi phí đi lại, v.v… cho cuộc tiếp xúc và tránh khiếu nại sau này.

c, Kiểm tra các thông tin liên quan đến khách hàng đã sử dụng dịch vụ của tổ chức hành nghề:

Đối với nững khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của tổ chức hành nghề Luật sư thì Luật sư cần tìm hiểu về nọi dung vấn đề pháp lý trước đây hoặc hiện nay của khách hàng, phong cách làm việc của khách hàng và các thông tin liên quan khác từ các Luật sư đồng nghiệp đã từng làm việc và /hoặc từ cơ sở dữ liệu khách hàng của tổ chức hành nghề Luật sư. Việc này giúp cho các bên làm việc hiệu quả hơn.

d, chuẩn bị cấu trúc, chương trình cho cuộc tiếp xúc:

Mỗi cuộc tiếp xúc khách hàng sẽ có những nội dung, yêu cầu khác nhau.Dưới đây là một gợi ý cho luât sự về cấu trúc cho một cuộc họp tiếp xúc với khách hàng:

• Chuẩn bị:

+ Kiểm tra khả năng xung đột lợi ích;

+ Chuẩn bị địa điểm tiếp xúc khách hàng;

+ Thông báo cho khách hàng về tài liệu chứng cứ cần mang theo;

+ Thông báo cho khách hàng biết về những thông tin cơ bản của Luật sư đang giao tiếp, biểu phí, phương pháp tính phí của Luật sư hoặc tổ chức hành nghề;

+ Thông báo cho khách hàng biết về quyền và lợi ích của khách hàng đối với dịch vụ được cung cấp ;

+ Thông báo cho khách hàng biết về trách nhiệm và nghĩa vụ của Luật sư đối với dịch vụ được cung cấp ;

+ Chuẩn bị những vấn đề cần trao đổi nếu cuộc gặp được hẹn trước;

+ Chuẩn bị phiên dịch nếu tiếp khách hàng nước ngoài;

+Chuẩn bị mẫu hợp đồng dịch vụ hoặc biểu phí yêu cầu dịch vụ của Luật sư;

• Chào hỏi và tạo không khi cho cuộc tiếp xúc :

Giới thiệu về tên, chức danh nghề nghiệp (đối với khách hàng cá nhân) để có thể tạo không khi ngay từ khi vừa tiếp xúc.

• Tiếp nhận thông tin từ khách hàng:

Đây là giai đoạn đặt các câu hỏi mở, lắng nghe, ghi chép đặt câu hỏi đóng để kiểm ta  các thông tin liên quan, tóm tắt nội dụng thông tin nội dung mà khách hàng trình bày.

• Tư vấn:

Xác định các quy định của pháp luật có liên quan, kiểm tra lại thông tin cần thiết và thảo luận với khách hàng về các giải pháp pháp lý để lựa chọn giải pháp tối ưu.

• Giai đoạn kết thúc:

Luật sư kiểm tra xem khách hàng đã thỏa mãn với những tư vấn từ phía Luật sư hoặc còn những vấn đề nào mà khách hàng cần bổ sung các bên cần xác định những kế hoặc, bước đi tiếp (nếu có), thảo luận về chi phí Luật sư, các phương thức gửi hóa đơn, thư tư vấn , thời gian làm việc, thời gian kết thúc dịch vụ, trao đổi thông tin liên lạc tong trường hợp cần thiết.

6. Những lưu ý cần thiết khi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng

Tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng trong cuộc tiếp xúc sẽ giúp Luật sư duy trì được mối quan hệ lâu dài và giành được sự tin tưởng của khách hàng. Luật sư cần chú ý một số vấn đề dưới đây trong quá trình tiếp xúc với khách hàng

• Khi tiếp xúc với khách hàng là lần đầu tiên, Luật sư cần chú ý tới đặc điểm hình thể của khách hàng. Trong trường hợp khách hàng là người khuyết tật thì Luật sư có những hành động hỗ trợ khách hàng trong việc tạo ra trụ sở của tổ chức hành nghề, phòng làm việc, phòng họp, v.v… đặc biệt khi nhiều công trình xây dựng ở Việt Nam không có cầu thang, phương tiện , chỉ dành riêng cho người khuyết tật. Đối với những khách hàng bị  khuyết tật thính giác nhưng vẫn còn khả năng thị giác, Luật sư nên nói chậm và tạo điều kiện để khách hàng có thể nhìn khẩu hình để hiểu được lời nói của luật sư. Luật sư không nên có bất kỳ thái độ phân biệt đối xủa nào với khách hàng khuyết tật đó vì hành vi vi phạm quy định tại Điều 14 Luật người khuyết tật năm 2010.
• Trong trường hợp tiếp xúc với khách hàng là người bị nhiễm chứng suy giảm miễn dịch (HIV/AIDS), Luật sư không được có thái độ kỳ thị, e ngại vì giao tiếp thông thường như bắt tay, uống nước,v.v.. sẽ không có nguy cơ lây nhiễm .Việc kỳ thị người nhiễm HIV/AIDS sẽ bị coi là hành vi vi phạm pháp luật phòng, chống nhiễm vi rút gây ra vi chứng suy giảm miễn dịch mắc phải ở người (HIV/AIDS) năm 2006 (Điều 8) và cũng có thể gây nên những ảnh hưởng xấu đế uy tín, danh dự của Luật sư.
• Trong trường hợp tiếp xúc với khách hàng là người nước ngoài, Luật sư cần lưu ý quan sát hành vi ứng xử, sắc tộc, khu vực địa lý,  ngoại hình, tôn giáo của khách hàng để có những ứng xử thích hợp.

Ví dụ: khách hàng đến từ Hàn Quốc, Nhật Bản sẽ coi trọng những nghi thứ chào hỏi, danh thiếp và cấp bậc trong quản lý, khách hàng từ các nước Châu Âu, Mỹ, Otraylia v.v.. Thường yêu cầu tính rõ ràng trong câu đối thoại,  nên việc trao đổi cần kỹ càng, tỉ mỉ. Tại một số địa phương, các Luật sư thường có thói quen uống rượu với khách hàng sau cuộc gặp để thể hiện tình cảm thân thiết. Tuy nhiên, việc này không nên áp dụng với khách hàng nước ngoài. Việc sử dụng đồ uống có công trong khung thời gian làm việc sẽ bị coi là thiếu chuyên nghiệp đối với phần lớn người nước ngoài.

Trong trường hợp Luật sư giao tiếp với khách hàng phải thông qua phiên dịch thì nên nói chậm rãi để phiên dịch có thể dịch được hết ý nghĩa của câu thoại. Trong trường hợp chưa hiểu rõ câu đối thoại từ phía khách hàng hặc ngược lại thì Luật sư nên trao đổi lại cùng phái khách hàng hoặc người phiên dịch để các bên hiểu được hết câu thoại và vấn đề được trình bày.

Luật sư nên tránh đối thoại với thái độ nghe thụ động hoặc nói quá nhiều mà không  để khách hàng được trình bày. Luật sư không nên đưa quá nhiều tình huống giả định hoặc câu hỏi mang tính ám chỉ mà chưa có căn cứ vì khách hàng sẽ có cảm giác, Luật sư ‘cầm đèn chạy trước ô tô’. Trong qua trình tư vấn tại cuộc gặp, Luật sư không nên đưa ra nhiều ý kiến tư vấn mang tính ‘kỹ thuật’ khiến khách hàng khó nắm bắt.

Sau khi kết thúc cuộc gặp, Luật sư nên lịch sự cùng khách hàng ra khỏi phòng họp hoặc hoặc tiễn khách ra cửa trụ sở để tạo ấn tượng về sự trọng thị quan tâm.

7. Một số kỹ năng tiếp xúc với khách hàng bằng các hình thức khác.

a, Tiếp xúc bằng điện thoại :

Việc tiếp xúc khách hàng qua điện thoại là khá phổ biến hiện nay, đặc biệt là khi khách hàng và Luật sư đã có mối quan hệ trừ trước. Phương thức này thường mang lại ít thông tin hơn so với tiếp xúc trực tiếp. Nhiều trường hợp, việc tiếp xúc bằng điện thoại đem lại sự không thỏa mái cho một bên giao tiếp.

Để việc tiếp xúc bằng điện thoại trở nên hiệu quả hơn, ngay khi tiếp nhận cuộc điện thoại, Luật sư nên có giấy bút để ghi chép lại nội dung đối thoại, tránh việc thiếu thông tin. Việc ghi chép cũng cần thiết để làm căn cứ tính phí Luật sư sau này.

Với sự phát triển của công nghệ, Luật sư và khách hàng có thể dễ dàng trao đổi với nhau bằng hình ảnh và lời nói nhờ các ứng dụng của điện thoại thông minh như: facetime, viber, skype, zalo, v.v..

b, tiếp xúc bằng văn bản:

Tiếp xúc với khách hàng bằng văn bản thường thông qua các hình thức: Thư gửi Luật sư, đơn gửi Luật sư, đơn kêu cứu … với hình thức này , Luật sư có được rất ít thông tin cho dù văn bản có được sợn thỏa chi tiết. Do đó, cách tốt nhất là, sau khi tiếp nhận thư, đơn từ khách hàng, Luật sư nên liên hệ lại với khách hàng để gặp gỡ trực tiếp, hoặc trao đổi qua điện thoại để có thêm thông tin  trong việc tư vấn hay quyết định các hoạt động phù hợp.

c, tiếp xúc qua thư điện tử (email):

Tương tự như phương thức tiếp xúc bằng điện thoại, tiếp xúc bằng thư điện tử (email) sẽ thường đem lại thông tin ít hơn so với tiếp xúc trực tiếp. Tuy nhiên, sự tiện lợi của email sẽ giúp cho các bên không phải di chuyển để gặp gỡ trực tiếp, có thể liên lạc một lúc cùng với nhiều người, đồng thời có thể gửi kèm  theo tài liệu, văn bản.. Do đó, tiếp xúc qua email là hình thức khá phổ biến của Luật sư hành nghề trong lĩnh vực thương mại hiện nay. Các tính năng của email cho phép sư dụng có thể quản lý hộp thư theo ngày tháng năm, tên người gửi và đánh dấu màu sắc theo tầm quan trọng của email. Những tiện ích này sẽ giúp cho Luật sư quản lý được công việc, nội dung trao đổi với khách hàng.

d, Tiếp xúc qua trang thông tin điện tử (website):

tiếp xúc qua trang thông tin điện tử chỉ xảy ra đối với cá tổ chức hành nghề có trang thông tin điện tử riêng (website) và có tính năng tiếp nhận tông tin phản hồi. Một số Luật sư, tổ chức hành nghề thiết lập các trang mạng xã hội, như:  Facebook, LinkedIn để quảng bá các hoạt động hành nghề. Những trang mạng xã hội này đều có tính năng tiếp nhận thông tin phản hồi.Các nội dung cung cấp trang thông in điện tử thường  ngắn gọn và ít thông tin. Luật sư và tổ chức hành nghề văn phòng luật sư / Công ty luật cần có cơ chế phản hồi, nhanh chóng khi tiếp nhận thông tin qua trang điện tử đề nghị giữ mối quan hệ khách hàng.

(Nguồn sổ tay Luật sư tập 1)

Tham khảo Điều lệ liên đoàn Luật sư Việt Nam tại đây

Tìm Thuê Luật Sư riêng đại diện theo ủy quyền ngoài tố tụng cho khách hàng xem tại đây

================================================================

Công ty luật Dragon – Đoàn Luật sư Hà Nội

Giám đốc – Thạc sĩ Luật sư Nguyễn Minh Long

Luật sư tư vấn luật doanh nghiệp – tư vấn luật đất đai – tư vấn luật hôn nhân – tư vấn luật hình sự – Luật sư tư vấn thu hồi nợ – Luật sư tư vấn pháp luật giao thông.

Luật sư bào chữa vụ án Hình sự – Luật sư bảo vệ trong các vụ án dân sự – Tranh tụng tại tòa

Văn phòng luật sư quận Cầu Giấy:  Phòng 6 tầng 14 tòa nhà VIMECO đường Phạm Hùng, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

Văn phòng luật sư quận Long Biên: Số 24 ngõ 29 Phố Trạm, Phường Long Biên, Quận Long Biên, Hà Nội

Luật sư tại Hải Phòng: Phòng 6 tầng 4 tòa nhà Khánh Hội đường Lê Hồng Phong, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng.

Điện thoại: 1900 599 979 / 098.301.9109

Trân trọng!